ลดงานซ้ำในออฟฟิศ ทำยังไงได้บ้าง

หลายออฟฟิศเจอปัญหาคล้ายกัน คือพนักงานต้องกรอกข้อมูลเดิมซ้ำหลายรอบ ตามงานทางแชทจนหลุด หรือรอเอกสารจากแผนกอื่นนานโดยไม่รู้ว่าค้างอยู่ตรงไหน บทความนี้รวมวิธีลดงานซ้ำที่ทำได้จริง

ทำไมงานซ้ำถึงเกิดขึ้นบ่อย

ส่วนใหญ่เกิดจากข้อมูลกระจัดกระจายอยู่หลายที่ เช่น ไฟล์ Excel ของแต่ละแผนก แชทกลุ่มที่คุยเรื่องงาน และกระดาษที่ส่งต่อมือ เมื่อไม่มีจุดกลางที่ข้อมูลไหลถึงกัน พนักงานจึงต้องคีย์ซ้ำและถามซ้ำอยู่เรื่อย

วิธีลดงานซ้ำที่ทำได้จริง

• รวมข้อมูลไว้จุดเดียว ให้ทุกแผนกที่เกี่ยวข้องเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน ไม่ต้องกรอกซ้ำคนละไฟล์
• กำหนดสถานะงานที่ติดตามได้ เช่น รอดำเนินการ กำลังทำ เสร็จแล้ว เพื่อไม่ต้องถามซ้ำว่างานถึงไหน
• เชื่อมขั้นตอนระหว่างแผนก เช่น ฝ่ายขายกับฝ่ายคลัง หรือฝ่ายบุคคลกับฝ่ายบัญชี ให้ข้อมูลไหลต่อกันอัตโนมัติ
• ลดการใช้แชทเป็นระบบงาน แชทเหมาะกับพูดคุย แต่ไม่เหมาะเก็บประวัติงานหรือสถานะอนุมัติระยะยาว

เมื่อ Excel และแชทไม่พอแล้ว

ถ้าลองปรับขั้นตอนทำงานแล้วยังเจอปัญหาเดิม อาจถึงเวลาที่ต้องมีระบบงานที่ออกแบบเฉพาะสำหรับองค์กร เพื่อเชื่อมข้อมูลและขั้นตอนทำงานจริงไว้ในที่เดียว ดูรายละเอียดบริการรับเขียนระบบเฉพาะองค์กรได้ที่ GearGaoPro