ขออนุมัติซื้อของ เบิกเงิน ทางแชทช้าและหลุดบ่อย มีวิธีแก้ไหม

หลายองค์กรใช้แชทกลุ่มในการขออนุมัติซื้อของ เบิกเงิน หรือลางาน เพราะเริ่มต้นง่ายและไม่ต้องลงทุนระบบ แต่พอทีมโตขึ้น ปัญหาที่ตามมาก็เริ่มชัดเจน

ปัญหาที่พบบ่อยเมื่อขออนุมัติทางแชท

• ข้อความอนุมัติหลุดหายไปในแชทที่มีเรื่องอื่นปนกัน ตามย้อนหลังลำบาก
• ไม่รู้ว่าคำขอค้างอยู่ที่ใคร ต้องทักถามซ้ำว่าอนุมัติหรือยัง
• ไม่มีประวัติชัดเจนว่าใครอนุมัติ เมื่อไร ด้วยเหตุผลอะไร เวลาต้องตรวจสอบย้อนหลัง
• คนอนุมัติไม่อยู่หรือเห็นข้อความช้า งานทั้งสายต้องรอ

วิธีแก้ที่องค์กรส่วนใหญ่เริ่มใช้

แนวทางที่ได้ผลคือย้ายขั้นตอนขออนุมัติออกจากแชท มาไว้ในระบบที่มีสถานะชัดเจน เช่น รออนุมัติ อนุมัติแล้ว ไม่อนุมัติ พร้อมเก็บประวัติและเหตุผลไว้ครบ ทำให้ทั้งผู้ขอและผู้อนุมัติเห็นภาพเดียวกัน ไม่ต้องถามซ้ำ

กำหนดสิทธิ์อนุมัติให้ชัดเจน

ระบบที่ดีควรกำหนดได้ว่าใครมีสิทธิ์อนุมัติขั้นตอนไหน รองรับการอนุมัติหลายระดับตามวงเงินหรือประเภทคำขอ และแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อมีคำขอใหม่หรือค้างนาน

การมีระบบขออนุมัติที่ออกแบบตามขั้นตอนจริงขององค์กร ช่วยให้งานไม่หลุดและตรวจสอบย้อนหลังได้ง่ายกว่าการใช้แชท ดูรายละเอียดบริการรับพัฒนาระบบ Intranet ได้ที่ GearGaoPro