จดมิเตอร์น้ำไฟและคิดบิลค่าเช่าอย่างไรไม่ให้ผิด

สำหรับเจ้าของหอพัก อพาร์ตเมนต์ หรือคอนโดให้เช่า การจดมิเตอร์และออกบิลประจำเดือนเป็นงานที่ทำซ้ำทุกเดือน แต่เป็นจุดที่เกิดข้อผิดพลาดและข้อโต้แย้งกับผู้เช่ามากที่สุดจุดหนึ่ง บทความนี้สรุปแนวทางทำให้ขั้นตอนนี้เป็นระบบ ลดความคลาดเคลื่อน และมีหลักฐานย้อนหลังเมื่อผู้เช่าสอบถาม

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการจดมิเตอร์

• จดผิดหรืออ่านผิด โดยเฉพาะมิเตอร์ที่ตัวเลขชิดกันหรือแสงน้อย
• ลืมจดบางห้อง แล้วใช้เลขเดือนก่อนมาประมาณ ทำให้เดือนถัดไปหน่วยกระโดด
• คัดลอกเลขซ้ำสองรอบ จากกระดาษลง Excel ทำให้เกิดการพิมพ์ผิด
• คิดอัตราผิดห้อง เมื่ออัตราหรือค่าบริการแต่ละห้องไม่เหมือนกัน
• ไม่มีหลักฐาน เมื่อผู้เช่าท้วงว่าหน่วยสูงผิดปกติ ไม่มีรูปหรือบันทึกให้ตรวจสอบ

หลักการจดมิเตอร์ให้เป็นระบบ

จดวันเดียวกันของทุกเดือน

กำหนดวันและเวลาจดให้สม่ำเสมอ เพื่อให้รอบการใช้ของทุกห้องเทียบกันได้ และผู้เช่ารู้ว่าบิลคิดถึงวันไหน

จดแล้วบันทึกครั้งเดียว

ยิ่งต้องคัดลอกหลายรอบ โอกาสผิดยิ่งสูง วิธีที่ลดความเสี่ยงคือกรอกเลขจากหน้างานลงระบบโดยตรง เช่น ผ่านมือถือหรือแท็บเล็ต แล้วให้ระบบดึงเลขเดือนก่อนมาเทียบและคำนวณหน่วยที่ใช้เอง

ถ่ายรูปมิเตอร์ประกอบ

รูปมิเตอร์พร้อมวันที่เป็นหลักฐานที่ดีที่สุดเมื่อมีข้อโต้แย้ง และยังช่วยให้คนตรวจทานย้อนหลังเห็นว่าเลขที่กรอกตรงกับของจริงหรือไม่

ตั้งการแจ้งเตือนค่าผิดปกติ

หน่วยที่ใช้ต่ำกว่าเดือนก่อนมากหรือสูงกว่าปกติหลายเท่า มักบอกว่ามีการจดผิด มิเตอร์เสีย หรือมีการรั่วไหล ถ้าระบบเตือนก่อนออกบิล จะแก้ได้ก่อนส่งถึงผู้เช่า

โครงสร้างบิลที่ควรชัดเจน

บิลที่อ่านง่ายและแยกรายการช่วยลดข้อสงสัยของผู้เช่า ควรมีอย่างน้อยดังนี้

1. ค่าเช่าห้อง
2. ค่าน้ำ แสดงเลขก่อน เลขล่าสุด หน่วยที่ใช้ และอัตรา
3. ค่าไฟ แสดงเลขก่อน เลขล่าสุด หน่วยที่ใช้ และอัตรา
4. ค่าส่วนกลางหรือค่าบริการอื่น (ถ้ามี)
5. ค่าปรับหรือยอดค้างจากเดือนก่อน (ถ้ามี)
6. ยอดรวมและวันกำหนดชำระ

อัตราค่าน้ำค่าไฟที่เรียกเก็บจากผู้เช่า ผู้ให้เช่ามักกำหนดไว้ในสัญญาเช่า และอาจมีข้อกำหนดตามกฎหมายหรือข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับประเภทอาคาร จึงควรตรวจสอบเงื่อนไขกับผู้เชี่ยวชาญหรือหน่วยงานที่เกี่ยวข้องก่อนกำหนดอัตรา

ใช้ Excel หรือระบบ ต่างกันอย่างไร

Excel ทำได้ดีเมื่อมีไม่กี่ห้อง แต่เมื่อห้องเพิ่มขึ้นหรือมีหลายตึก ปัญหาจะตามมา เช่น สูตรเสียเพราะใครบางคนแก้ผิดช่อง ไฟล์หลายเวอร์ชัน และต้องส่งบิลทีละห้องด้วยมือ ระบบที่เขียนตามวิธีเก็บเงินของอาคารช่วยให้คำนวณและออกบิลรายห้องอัตโนมัติ เก็บประวัติทุกเดือน และเรียกดูย้อนหลังได้ทันที เปรียบเทียบเพิ่มเติมได้ในบทความ บริหารหอพักด้วย Excel หรือระบบ เลือกอย่างไร

เช็กลิสต์ก่อนออกบิลทุกเดือน

1. จดมิเตอร์ครบทุกห้อง ไม่มีห้องที่ข้าม
2. ตรวจค่าที่ผิดปกติและแก้ก่อนออกบิล
3. ตรวจอัตราและค่าบริการตรงกับสัญญาแต่ละห้อง
4. เก็บรูปมิเตอร์หรือบันทึกการจดไว้
5. ส่งบิลให้ผู้เช่าก่อนกำหนดชำระล่วงหน้าพอสมควร

เมื่อบิลถูกต้องและส่งตรงเวลา การเก็บเงินก็ง่ายขึ้นมาก ส่วนกรณีที่ผู้เช่าจ่ายช้า อ่านแนวทางติดตามได้ที่ ติดตามหนี้ค่าเช่าอย่างเป็นระบบ

ถ้าอยากให้ระบบจดมิเตอร์และออกบิลเขียนตามวิธีคิดค่าน้ำค่าไฟของอาคารคุณ ดูรายละเอียดบริการที่ รับเขียนระบบบริหารอาคารให้เช่า หอพัก คอนโด