จองยูนิตคอนโดและบ้านจัดสรรผ่านระบบ แทนสมุดจอง ทำอย่างไร

โครงการคอนโดและบ้านจัดสรรจำนวนมากยังจัดการการจองด้วยสมุดจอง Excel หรือกระดานในสำนักงานขาย ซึ่งใช้ได้ในช่วงแรก แต่เมื่อมีหลายยูนิต หลายพนักงานขาย และลูกค้าติดต่อหลายช่องทาง ข้อมูลจะเริ่มไม่ตรงกัน บทความนี้อธิบายว่าการจองยูนิตผ่านระบบแก้ปัญหาอะไรได้ และควรออกแบบอย่างไร

ปัญหาของการจองด้วยสมุดและ Excel

• จองซ้อน พนักงานสองคนเสนอยูนิตเดียวกันให้ลูกค้าคนละคน เพราะไม่เห็นสถานะล่าสุดพร้อมกัน
• สถานะไม่เป็นปัจจุบัน ยูนิตที่ขายไปแล้วยังถูกเสนออยู่ หรือยูนิตที่หมดสิทธิ์จองยังถูกล็อกไว้
• ติดตามลูกค้าไม่ต่อเนื่อง ไม่รู้ว่าใครสนใจยูนิตไหน คุยถึงขั้นไหนแล้ว
• เอกสารจองและเงินจองกระจาย หาย ซ้ำ หรือหาไม่เจอเมื่อต้องการ
• ดูภาพรวมโครงการยาก ไม่เห็นว่าขายไปกี่ยูนิต เหลือกี่ยูนิต และกำลังติดต่ออยู่เท่าไร

ระบบจองยูนิตควรทำอะไรได้บ้าง

1. ผังโครงการและสถานะยูนิตแบบเห็นพร้อมกัน ว่าง จอง ทำสัญญา โอน
2. ล็อกยูนิตเมื่อมีการจอง กันจองซ้อน พร้อมเวลาหมดสิทธิ์ตามเงื่อนไขของโครงการ
3. ข้อมูลลูกค้าและความสนใจ เชื่อมกับ CRM ว่าลูกค้าสนใจยูนิตไหน และติดตามถึงขั้นไหน
4. เอกสารและการชำระเงินจอง เก็บใบจอง เงินจอง และเงินดาวน์เป็นงวด
5. สิทธิ์ผู้ใช้ พนักงานขายเห็นยูนิตและลูกค้าของตัวเอง ผู้จัดการเห็นภาพรวมทุกอย่าง
6. รายงานการขาย ยอดจอง ยอดขาย รายพนักงานและรายแบบบ้านหรือประเภทห้อง

ปรับให้เข้ากับสินค้าแต่ละประเภท

คอนโดกับบ้านจัดสรรมีวิธีขายต่างกัน คอนโดมีชั้น ทิศ ขนาดห้อง และแบบห้อง ส่วนบ้านจัดสรรมีแปลง แบบบ้าน และอาจมีขั้นตอนก่อสร้างหลังจอง การออกแบบสถานะและเอกสารจึงควรตามสินค้าของโครงการ ไม่ใช่ฟอร์มเดียวสำหรับทุกกรณี

เชื่อมกับงานก่อสร้างและบัญชี

เมื่อระบบขายเชื่อมกับข้อมูลโครงการ ผู้พัฒนาจะเห็นกระแสเงินจากการขายคู่กับต้นทุนก่อสร้าง ดูเพิ่มเติมเกี่ยวกับการควบคุมต้นทุนฝั่งก่อสร้างได้ที่ ต้นทุนก่อสร้างบานปลายเพราะอะไร และรายละเอียดระบบที่เชื่อมได้ที่ รับเขียนระบบบริหารงานก่อสร้างและคุมต้นทุนโครงการ

เรื่องที่ต้องปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ

เอกสารจอง สัญญาจะซื้อจะขาย และเงื่อนไขการคืนเงินจองของโครงการอสังหาริมทรัพย์ มีข้อกำหนดทางกฎหมายและมาตรฐานที่ต้องปฏิบัติ ระบบช่วยจัดเก็บและติดตามข้อมูล แต่เนื้อหาเอกสารควรให้ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายตรวจสอบ บทความนี้ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมาย

เริ่มจากตรงไหนดี

1. ลิสต์ยูนิตทั้งหมดและสถานะปัจจุบันให้ถูกต้อง
2. กำหนดขั้นตอนการขายของโครงการ ตั้งแต่สนใจ จอง ทำสัญญา จนถึงโอน
3. กำหนดเงื่อนไขการล็อกยูนิตและการหมดสิทธิ์จอง
4. นำเข้าข้อมูลลูกค้าและยูนิตจาก Excel
5. ทดลองใช้กับทีมขายหนึ่งรอบก่อนใช้จริงทั้งโครงการ

ถ้าอยากได้ระบบ CRM และจองยูนิตที่ออกแบบตามขั้นตอนขายของโครงการ ดูรายละเอียดที่ ระบบ CRM โครงการอสังหาริมทรัพย์ และถ้าต้องการเว็บไซต์โครงการดู รับทำเว็บไซต์ขายบ้าน