ระบบจองคิวคลินิกคืออะไร ทำอะไรได้บ้าง และคลินิกแบบไหนควรใช้

ระบบจองคิวคลินิกคือระบบที่ให้คนไข้เลือกวัน เวลา และแพทย์หรือบริการที่ต้องการได้เองผ่านมือถือ โดยระบบเช็กคิวว่างให้ทันที ไม่ต้องรอแอดมินตอบแชทหรือโทรกลับ ส่วนคลินิกจะเห็นตารางนัดทั้งหมดในที่เดียว และเรียกคิวตามลำดับได้ในวันที่คนไข้มาถึง

ระบบทำงานอย่างไร

โดยทั่วไปมี 5 ขั้นตอน คนไข้เลือกบริการและเวลาที่ว่าง ระบบตรวจว่าแพทย์หรือห้องว่างจริงและไม่ชนกับนัดอื่น จากนั้นส่งข้อความยืนยันและเตือนก่อนถึงวันนัด เมื่อคนไข้มาถึงคลินิกจะเห็นรายชื่อของวันนี้และเรียกตามลำดับ และสุดท้ายบันทึกนัดครั้งถัดไปต่อจากหน้าเดิมได้เลย

ปัญหาที่ระบบช่วยลดได้

คลินิกที่ยังรับนัดทางโทรศัพท์และแชท มักเจอปัญหาซ้ำ ๆ ได้แก่ แอดมินต้องตอบเรื่องคิวทั้งวัน จองซ้ำหรือเวลาชนกัน คนไข้ลืมนัด และไม่มีข้อมูลสรุปว่าช่วงไหนว่างหรือแน่นเกินไป ระบบจองคิวช่วยให้ข้อมูลคิวอยู่ที่เดียวและตรวจสอบได้ แต่ไม่ได้ทำให้คนไข้มาตามนัดทุกคน และผลลัพธ์ขึ้นกับว่าคลินิกตั้งการแจ้งเตือนและกติกาอย่างไร

ระบบจองคิวไม่ใช่ระบบเวชระเบียนทั้งหมด

ควรแยกให้ชัดว่า ระบบจองคิวจัดการ "นัดและคิว" ส่วนประวัติการรักษา การสั่งยา และใบเสร็จ เป็นงานของระบบคลินิกที่ใหญ่กว่า คลินิกบางแห่งเริ่มจากระบบจองคิวก่อนเพราะนำไปใช้ได้เร็ว แล้วค่อยต่อยอดเป็นระบบจัดการคลินิกเต็มรูปแบบ ถ้าอยากเห็นภาพรวมทั้งสองแบบ ดู ระบบจัดการคลินิก ประกอบ

ข้อมูลของคนไข้เกี่ยวข้องกับสุขภาพ จึงควรเก็บเท่าที่จำเป็นต่อการนัดหมาย กำหนดสิทธิ์ว่าใครเปิดดูอะไรได้ และตรวจสอบข้อกำหนดด้านข้อมูลส่วนบุคคลกับผู้เชี่ยวชาญก่อนใช้งานจริง

คลินิกแบบไหนเหมาะกับระบบจองคิว

• คลินิกที่แอดมินใช้เวลากับการตอบแชทนัดหมายมาก
• คลินิกที่มีหลายแพทย์ หลายห้อง หรือมีบริการที่ใช้เวลาต่างกัน
• คลินิกที่ต้องนัดต่อเนื่องหลายครั้ง เช่น ทันตกรรมและคลินิกความงาม
• คลินิกที่อยากให้คนไข้จองนอกเวลาทำการได้

ส่วนคลินิกที่มีคนไข้ประจำไม่มาก และรับนัดผ่านโทรศัพท์ไม่เกินวันละไม่กี่ราย อาจยังไม่จำเป็นต้องเปลี่ยนทันที

เริ่มต้นอย่างไร

เริ่มจากเขียนให้ชัดว่าคลินิกมีกี่แพทย์ กี่บริการ ใช้เวลาต่อครั้งเท่าไร และมีกติกาอะไรบ้าง เช่น ต้องนัดล่วงหน้ากี่วัน ยกเลิกได้ถึงเมื่อไร จากนั้นเทียบฟังก์ชันตาม เช็กลิสต์เลือกระบบจองคิวคลินิก และอ่านเรื่อง วิธีลดคนไข้ไม่มาตามนัด เพื่อวางการแจ้งเตือนให้เหมาะกับคลินิก

หากต้องการให้ทีมงานช่วยออกแบบระบบจองคิวที่ตรงกับขั้นตอนของคลินิก ดูแนวทางที่หน้า รับพัฒนาระบบจองคิวคลินิก หรืออ่านภาพรวมเรื่องจองคิวออนไลน์เพิ่มเติมใน ระบบจองคิวออนไลน์ ดีอย่างไร

คลินิกที่ยังไม่มีเว็บไซต์ควรพิจารณาทำเว็บไซต์ควบคู่กับระบบจองคิว ดูแนวทางที่ เว็บไซต์คลินิกควรเชื่อมระบบจองคิวอย่างไร และ รับทำเว็บไซต์คลินิก