ใบเสนอราคาและเครดิตลูกค้าอู่ช่าง: ร้านอะไหล่ควรจัดการลูกหนี้อย่างไร

ลูกค้าส่วนใหญ่ของร้านอะไหล่หลายแห่งไม่ใช่คนทั่วไป แต่เป็นอู่ช่างและร้านซ่อมที่สั่งซื้อซ้ำสม่ำเสมอ และมักขอซื้อเครดิต ข้อดีคือยอดขายต่อเนื่อง ข้อเสียคือถ้าไม่มีระบบติดตามลูกหนี้ เงินจะค้างโดยไม่รู้ตัว และกระทบกระแสเงินสดของร้าน

ขั้นตอนที่ควรเป็นระบบ

1. ตอบราคาให้เร็ว อู่ที่ถามราคาหลายรายการพร้อมกันมักถามหลายร้าน ร้านที่ตอบเร็วและชัดมีโอกาสได้งานมากกว่า ระบบควรออกใบเสนอราคาจากรายการสินค้าและราคาตามกลุ่มลูกค้าได้ทันที และส่งทาง LINE หรือพิมพ์ได้

2. ยืนยันแล้วตัดสต็อกเมื่อส่งของ เปลี่ยนใบเสนอราคาเป็นใบส่งของหรือบิลขาย โดยไม่ต้องคีย์รายการซ้ำ

3. กำหนดเงื่อนไขเครดิตรายลูกค้า เช่น จำนวนวันเครดิตและวงเงิน ให้ระบบแจ้งเมื่อยอดค้างเกินที่ตกลงไว้

4. วางบิลและติดตามยอดค้าง ดูได้ว่าลูกค้าแต่ละรายค้างเท่าไร ครบกำหนดเมื่อไร และเกินกำหนดแล้วกี่วัน

5. บันทึกรับชำระ รองรับการชำระบางส่วนและหลายบิลพร้อมกัน

รายงานที่ช่วยจัดการเครดิต

• อายุหนี้ (Aging) แยกยอดที่ยังไม่ครบกำหนด ใกล้ครบ และเกินกำหนด รายลูกค้า
• ลูกค้าที่ซื้อบ่อยแต่จ่ายช้า ใช้ตัดสินใจปรับเงื่อนไขเครดิต
• ยอดขายรายลูกค้า เห็นลูกค้าหลักของร้านชัดเจน

เรื่องที่ควรระวัง

กติกาเครดิตควรชัดและใช้กับลูกค้าอย่างสม่ำเสมอ ตกลงเป็นลายลักษณ์อักษรหรือบันทึกในระบบ ส่วนเรื่องเอกสารทางภาษีและบัญชี เช่น รูปแบบใบกำกับภาษี ควรปรึกษานักบัญชีของร้านให้ตรงกับข้อกำหนดปัจจุบัน ระบบช่วยบันทึกและออกเอกสารตามรูปแบบที่ร้านกำหนดได้ แต่ไม่ได้แทนคำแนะนำด้านภาษี

ถ้าอยากให้ระบบช่วย

ระบบ POS ร้านอะไหล่ที่มีใบเสนอราคาและลูกหนี้ในตัวช่วยลดงานเอกสารและทำให้เห็นสถานะเงินค้างรายวัน ดูภาพรวมฟังก์ชันใน โปรแกรมร้านอะไหล่คืออะไร หากร้านต้องการเชื่อมกับงานบัญชี ดูแนวทางที่ โปรแกรมบัญชีตามสั่ง

ดูแนวทางทั้งหมดของโปรแกรมร้านอะไหล่ที่หน้า โปรแกรมสต็อกร้านอะไหล่