จัดการรหัสอะไหล่และรุ่นรถที่ใช้ได้ ให้ค้นเจอเร็วในร้านอะไหล่

ปัญหาที่เสียเวลามากที่สุดของร้านอะไหล่ ไม่ใช่การขาย แต่คือการ "หาว่าชิ้นไหนใช้กับรถคันนี้" และ "ของอยู่ตรงไหน" ถ้าร้านมีอะไหล่หลายพันถึงหลายหมื่นรายการ การจัดโครงสร้างข้อมูลให้ดีตั้งแต่แรกช่วยให้พนักงานทุกคนค้นได้เหมือนกัน ไม่ต้องพึ่งความจำของคนเก่ง

ข้อมูลที่ควรเก็บต่ออะไหล่หนึ่งรายการ

• รหัสของร้าน รหัสภายในที่ใช้ในระบบและบนชั้นเก็บของ
• รหัสผู้ผลิตหรือรหัสอ้างอิง เพราะลูกค้าและอู่มักถามด้วยรหัสเดิม
• ชื่อเรียก รวมชื่อที่ช่างเรียกกัน ไม่ใช่แค่ชื่อทางการ
• รุ่นรถที่ใช้ได้ ยี่ห้อ รุ่น ช่วงปี และเครื่องยนต์ถ้าจำเป็น
• รหัสทดแทน รายการอื่นที่ใช้แทนกันได้
• ตำแหน่งชั้นเก็บ เช่น โซน ชั้น ช่อง
• หน่วยนับ ชิ้น ชุด คู่ หรือกล่อง

ลำดับการค้นหาที่ควรรองรับ

1. ลูกค้าบอกรุ่นรถ ระบบกรองรายการที่ใช้ได้
2. หรือลูกค้าบอกรหัสเดิม ระบบค้นข้ามรหัสร้านและรหัสอ้างอิง
3. ระบบแสดงรหัสทดแทนเมื่อรายการหลักหมด
4. แสดงสต็อกและตำแหน่งชั้นทันที
5. เสนอราคาตามกลุ่มลูกค้า

ถ้าทำได้ในหน้าเดียว พนักงานตอบลูกค้าได้เร็วขึ้น และลดโอกาสหยิบผิดรุ่น

ข้อควรระวังเรื่องความถูกต้อง

ข้อมูลรุ่นรถที่ใช้ได้ต้องมาจากแคตตาล็อกของผู้ผลิตหรือผู้จำหน่ายที่เชื่อถือได้ ไม่ควรเดาหรือคัดลอกมาโดยไม่ตรวจ เพราะอะไหล่ผิดรุ่นสร้างปัญหาให้ลูกค้าและทำให้ร้านต้องรับคืน ควรกำหนดผู้รับผิดชอบตรวจข้อมูลเมื่อเพิ่มรายการใหม่ และมีช่องบันทึกหมายเหตุเมื่อพบว่ารหัสใดใช้ได้หรือไม่ได้จริงจากหน้างาน

เริ่มจากไหนเมื่อข้อมูลเดิมอยู่ใน Excel

ไม่ต้องจัดข้อมูลทั้งหมดให้สมบูรณ์ก่อนเริ่ม ให้เริ่มจากกลุ่มอะไหล่ขายดี 100–200 รายการ ใส่รหัสอ้างอิง รุ่นรถ และตำแหน่งชั้นให้ครบ แล้วค่อยขยายไปกลุ่มอื่น วิธีนี้ทำให้เห็นผลเร็วและพนักงานเริ่มใช้งานจริงได้ตั้งแต่ต้น

ดูภาพรวมฟังก์ชันของโปรแกรมร้านอะไหล่ใน โปรแกรมร้านอะไหล่คืออะไร และดูแนวทางจัดการของที่ขายช้าใน สต็อกจมในร้านอะไหล่

หากต้องการระบบที่ค้นหาอะไหล่ตามรหัสและรุ่นรถได้ตามข้อมูลของร้าน ดูหน้า โปรแกรมสต็อกร้านอะไหล่