สต็อกร้านขายยาไม่ตรง แก้อย่างไร: หลายหน่วยนับ นับสต็อกเป็นรอบ และจุดสั่งซื้อ

สต็อกที่ไม่ตรงในร้านขายยามักไม่ได้เกิดจากการทุจริต แต่เกิดจากกระบวนการที่ทำให้ตัวเลขคลาดเคลื่อนทีละนิด เช่น รับของเป็นกล่องแต่ขายเป็นเม็ด ลืมบันทึกการรับของ หรือแก้ตัวเลขย้อนหลังโดยไม่มีเหตุผลบันทึกไว้ เมื่อสะสมนานเข้า ตัวเลขในสมุดหรือ Excel จึงไม่ตรงกับของจริง

สาเหตุที่พบบ่อย

• หน่วยนับสับสน รับเป็นกล่อง ขายเป็นแผงหรือเม็ด ถ้าไม่มีการแปลงหน่วยที่ชัดเจน ตัวเลขจะเพี้ยนทันที
• รับของแล้วไม่บันทึก สินค้าอยู่บนชั้นแต่ไม่อยู่ในระบบ
• ขายแล้วไม่ตัดสต็อก โดยเฉพาะช่วงที่คนซื้อเยอะ
• แก้ตัวเลขย้อนหลัง โดยไม่มีที่มา ทำให้ตรวจสอบไม่ได้ว่าส่วนต่างเกิดจากอะไร
• ไม่แยกล็อต รู้ยอดรวม แต่ไม่รู้ว่าล็อตไหนเหลือ

หลักการแก้ที่ต้นเหตุ

ให้ตัวเลขเกิดจากการขายและรับของเท่านั้น ยอดคงเหลือคือผลของการรับเข้าลบด้วยการขายและการปรับยอด ไม่ใช่เลขที่คีย์ทับได้ตามใจ ถ้าต้องปรับยอด ให้บันทึกเหตุผลทุกครั้ง

ตั้งหลายหน่วยนับให้ถูกตั้งแต่ต้น กำหนดว่า 1 กล่องมีกี่แผง 1 แผงมีกี่เม็ด แล้วให้ระบบแปลงอัตโนมัติ

นับสต็อกเป็นรอบ แทนที่จะนับทั้งร้านปีละครั้ง ให้นับเป็นหมวดหรือชั้นสลับกัน แล้วเทียบกับยอดในระบบ ส่วนต่างที่พบจะบอกว่าขั้นตอนไหนรั่ว

กำหนดจุดสั่งซื้อ สำหรับสินค้าแต่ละรายการ เมื่อสต็อกต่ำกว่าจุดที่ตั้งไว้ ระบบเตือนก่อนของหมด

ดูสต็อกตามล็อต เพื่อให้ตรวจ FEFO และวันหมดอายุได้ไปพร้อมกัน ดู การจัดการยาหมดอายุ

ลำดับที่ทำได้จริง

1. เลือกกลุ่มสินค้าขายดี 20–30 รายการมาทำให้ตรงก่อน แล้วค่อยขยาย
2. ตั้งหน่วยนับและบาร์โค้ดให้ครบ
3. เริ่มบันทึกการรับของทุกครั้ง พร้อมล็อต
4. นับสต็อกเป็นรอบและบันทึกส่วนต่าง
5. ดูรายงานสินค้าเคลื่อนไหวช้าเพื่อลดสต็อกจม

ถ้าอยากให้ระบบช่วย

ระบบ POS และสต็อกที่ออกแบบสำหรับร้านขายยาช่วยให้ข้อมูลเหล่านี้เกิดอัตโนมัติ ดูแนวทางทั่วไปของระบบคลังสินค้าได้ที่ ระบบคลังสินค้า และดูแนวทางเฉพาะร้านขายยาที่ โปรแกรมร้านขายยา POS สต็อก วันหมดอายุ หรืออ่านภาพรวมใน โปรแกรมร้านขายยาคืออะไร