เปิดใช้ระบบจองคิวคลินิกให้พร้อมในวันแรก: ตั้งเวลาทำการ ช่วงคิว และเชิญพนักงานใน BookQ

หลายคลินิกตัดสินใจแล้วว่าจะเลิกรับจองคิวทางโทรศัพท์และแชต แต่พอสมัครระบบเสร็จกลับไม่แน่ใจว่าต้องตั้งค่าอะไรก่อน ผู้ป่วยจะจองได้เมื่อไร และพนักงานหน้าเคาน์เตอร์ต้องทำอะไรบ้าง บทความนี้เป็นเช็กลิสต์เริ่มใช้ BookQ แบบทีละขั้น ให้คลินิกเปิดรับจองคิวออนไลน์ได้อย่างมั่นใจตั้งแต่วันแรก โดยอ้างเฉพาะฟีเจอร์ที่ยืนยันแล้ว

ทำไมการตั้งค่าวันแรกถึงสำคัญ

ระบบจองคิวจะช่วยได้จริงก็ต่อเมื่อข้อมูลในระบบตรงกับการทำงานจริงของคลินิก ถ้าเริ่มผิด ปัญหาที่มักตามมาคือ

• ผู้ป่วยจองในเวลาที่คลินิกปิด เพราะยังไม่ได้ตั้งเวลาทำการให้ถูก
• คิวแน่นเกินกว่าที่แพทย์ตรวจไหว เพราะไม่ได้จำกัดจำนวนคิวต่อช่วง
• พนักงานใช้บัญชีเดียวกันทั้งคลินิก ไม่รู้ว่าใครทำอะไร
• ผู้ป่วยไม่รู้ว่าจองได้แล้ว เพราะคลินิกยังไม่ได้ประกาศลิงก์หรือ QR

ข่าวดีคือทั้งหมดนี้ตั้งค่าได้ในระบบตั้งแต่วันแรก

BookQ คืออะไร

BookQ คือระบบจองคิวและเวชระเบียนผู้ป่วยนอก (OPD) สำหรับคลินิก พัฒนาโดย GearGaoPro คลินิกสมัครทดลองใช้เองได้ และมี 2 แผนรายเดือน ไม่มีแผนรายปี

เช็กลิสต์ในบทความนี้ใช้ได้กับทั้งสองแผน เพราะเป็นฟีเจอร์พื้นฐานที่มีในแผนธรรมดาอยู่แล้ว

เช็กลิสต์ 6 ขั้น เปิดรับจองคิวออนไลน์

ขั้นที่ 1: สมัครและเข้าสู่ระบบ

เลือกแผนที่เหมาะกับคลินิกแล้วสมัครทดลองใช้ได้ด้วยตัวเอง ถ้าลืมรหัสผ่านในภายหลัง ระบบมีการรีเซ็ตรหัสผ่านทางอีเมลเป็นภาษาไทย และในระบบมีคู่มือการใช้งานให้เปิดดูระหว่างตั้งค่า

ขั้นที่ 2: ตั้งเวลาทำการให้ตรงกับคลินิกจริง

ใส่วันและเวลาที่คลินิกเปิดตรวจ ผู้ป่วยจะเลือกจองได้เฉพาะช่วงเวลาที่คลินิกเปิดเท่านั้น เคล็ดลับคือให้ตั้งตามเวลาที่แพทย์ตรวจจริง ไม่ใช่เวลาที่ประตูคลินิกเปิด

ขั้นที่ 3: กำหนดจำนวนคิวต่อช่วง

BookQ ให้คลินิกกำหนดจำนวนคิวในแต่ละช่วงเวลาได้ ลองเริ่มจากจำนวนผู้ป่วยที่แพทย์ตรวจได้สบาย ๆ ในหนึ่งช่วง แล้วเผื่อที่ว่างไว้ให้ผู้ป่วย walk-in ที่เดินเข้ามาเอง หลังใช้งานไปสักสัปดาห์ค่อยปรับเพิ่มหรือลดตามสถานการณ์จริง

ขั้นที่ 4: เชิญพนักงานและกำหนดสิทธิ์

แทนที่จะใช้บัญชีเดียวกันทั้งคลินิก ให้เชิญพนักงานเข้าระบบและกำหนดสิทธิ์ตามหน้าที่ พนักงานหน้าเคาน์เตอร์ดูแลคิวของวันนี้และรับ walk-in ได้ ส่วนเจ้าของคลินิกยังคุมการตั้งค่าได้เอง

ขั้นที่ 5: แชร์ลิงก์และ QR จองคิว

แต่ละคลินิกได้ลิงก์จองคิวของตัวเองและ QR ผู้ป่วยกดจองได้โดยไม่ต้องสมัครสมาชิก และหน้าจองใช้งานบนมือถือได้สะดวก จุดที่ควรนำลิงก์และ QR ไปวางมีดังนี้

• ป้าย QR ที่เคาน์เตอร์ ให้ผู้ป่วยที่มาวันนี้จองครั้งหน้าได้ทันที
• โปรไฟล์และโพสต์ของคลินิก ในโซเชียลมีเดีย
• ข้อความตอบกลับเวลามีคนถามเรื่องคิว แค่ส่งลิงก์ให้ ไม่ต้องจดคิวเองในแชต

ขั้นที่ 6: เปิดแดชบอร์ดและจอแสดงคิว

ในวันเปิดใช้ ให้พนักงานหน้าเคาน์เตอร์เปิดแดชบอร์ดที่รวมคิวจองล่วงหน้า นัดหมาย และผู้ป่วย walk-in ไว้ในที่เดียว เมื่อมีผู้ป่วยเดินเข้ามาเองก็เพิ่มเป็นคิว walk-in ได้เลย และเปิดจอแสดงคิวในห้องรอ ให้ผู้ป่วยเห็นลำดับของตัวเองโดยไม่ต้องเดินมาถามที่เคาน์เตอร์

สัปดาห์แรกหลังเปิดใช้ ควรสังเกตอะไร

• ช่วงไหนคิวเต็มเร็ว อาจต้องเพิ่มจำนวนคิวต่อช่วง หรือเปิดช่วงเวลาเพิ่ม
• ช่วงไหน walk-in เยอะ ควรเผื่อคิวว่างไว้มากขึ้นในช่วงนั้น
• พนักงานติดขั้นตอนไหน เปิดคู่มือในระบบดูร่วมกัน แล้วตกลงวิธีทำงานให้เหมือนกันทุกคน
• ผู้ป่วยรู้จักลิงก์จองแล้วหรือยัง ถ้ายังโทรมาจองเยอะ ให้ส่งลิงก์กลับไปพร้อมบอกว่าครั้งหน้าจองเองได้

ถ้าใช้ไปแล้วอยากเลิกแฟ้มกระดาษด้วย ค่อยขยับไปแผนโปรที่มีเวชระเบียน OPD คลังยา และใบเสร็จเพิ่มเข้ามา

เรื่องที่ยังไม่มีในตอนนี้

BookQ ยังไม่มีการแจ้งเตือนผ่าน LINE ฟีเจอร์นี้อยู่ในแผนเร็วๆ นี้ ระหว่างนี้คลินิกส่งลิงก์หรือ QR จองคิวให้ผู้ป่วยได้ตามปกติ

สรุป

การเปิดใช้ระบบจองคิวคลินิกให้ราบรื่นเริ่มจาก 6 ขั้น คือ สมัคร ตั้งเวลาทำการ กำหนดจำนวนคิวต่อช่วง เชิญพนักงาน แชร์ลิงก์และ QR แล้วเปิดแดชบอร์ดกับจอแสดงคิว ทั้งหมดนี้มีใน BookQ แผนธรรมดาที่ใช้ฟรี 6 เดือนแรก แล้ว 399 บาท/เดือน และถ้าต้องการเวชระเบียน OPD กับคลังยาด้วย แผนโปรใช้ฟรี 6 เดือนแรก แล้ว 799 บาท/เดือน

เริ่มใช้ BookQ

• คลินิกใหม่: สมัครแผนธรรมดา หรือ สมัครแผนโปร (ใช้ฟรี 6 เดือน)
• มีบัญชีแล้ว: เข้าสู่ระบบ BookQ
• ดูภาพรวมระบบ: คู่มือระบบจองคิวคลินิก BookQ
• มีคำถาม: แอดไลน์ @224ounfp แล้วกด "ขอใบเสนอราคา/ปรึกษาฟรี"