ดูแลข้อมูลผู้ป่วยให้ปลอดภัยเมื่อคลินิกย้ายมาใช้ระบบออนไลน์: แยกบัญชีพนักงาน กำหนดสิทธิ์ และล็อกบันทึกตรวจใน BookQ

คำถามที่เจ้าของคลินิกหลายคนถามก่อนย้ายจากแฟ้มกระดาษมาใช้ระบบออนไลน์คือ "ข้อมูลผู้ป่วยจะปลอดภัยไหม" คำตอบมีสองส่วนเสมอ ส่วนแรกคือระบบที่เลือกใช้ปกป้องข้อมูลไว้อย่างไร ส่วนที่สองคือวิธีทำงานของทีมในคลินิกเอง เพราะระบบที่ดีแค่ไหนก็ไม่ช่วย ถ้าทั้งคลินิกใช้รหัสผ่านเดียวกันแปะไว้ข้างจอ บทความนี้รวมทั้งสองส่วนไว้ด้วยกัน โดยอ้างเฉพาะฟีเจอร์ของ BookQ ที่ยืนยันแล้ว

จุดเสี่ยงที่พบบ่อยในคลินิก ไม่ว่าจะใช้กระดาษหรือระบบออนไลน์

• ใช้บัญชีเดียวกันทั้งคลินิก พอมีข้อมูลถูกแก้ ก็ไม่รู้ว่าใครเป็นคนแก้
• ทุกคนเห็นทุกอย่าง พนักงานที่ดูแลแค่คิวก็เปิดดูประวัติการรักษาได้
• บันทึกการตรวจแก้ย้อนหลังได้เรื่อย ๆ ทำให้ประวัติที่ควรเป็นหลักฐานไม่นิ่ง
• หน้าจอหน้าเคาน์เตอร์หันเข้าหาห้องรอ คนที่นั่งรอเห็นชื่อและข้อมูลของผู้ป่วยคนอื่น
• ลืมรหัสผ่านแล้วขอให้เพื่อนร่วมงานล็อกอินให้ จนกลายเป็นนิสัยใช้บัญชีคนอื่น

ข้อดีของการย้ายมาใช้ระบบคือ จุดเสี่ยงเหล่านี้แก้ได้ด้วยการตั้งค่าและกติกาที่ชัดเจน ซึ่งทำได้ยากกว่ามากถ้ายังใช้แฟ้มกระดาษ

BookQ ปกป้องข้อมูลของคลินิกไว้อย่างไร

BookQ คือระบบจองคิวและเวชระเบียนผู้ป่วยนอก (OPD) สำหรับคลินิก พัฒนาโดย GearGaoPro ในด้านความปลอดภัยของข้อมูล มีสิ่งที่ยืนยันแล้วดังนี้

• ข้อมูลแต่ละคลินิกแยกจากกัน คลินิกหนึ่งมองไม่เห็นข้อมูลของอีกคลินิก (ใช้ Row Level Security ในระดับฐานข้อมูล)
• แอดมินของแพลตฟอร์มต้องยืนยันตัวตนสองชั้น (MFA ด้วยแอป Authenticator) ดูระบบในมุมคลินิกเพื่อช่วยซัพพอร์ตได้ แต่ดูเวชระเบียนผู้ป่วยไม่ได้
• พนักงานแต่ละคนมีบัญชีของตัวเอง คลินิกเชิญพนักงานเข้าระบบและกำหนดสิทธิ์ตามหน้าที่ได้ ทั้งแผนธรรมดาและแผนโปร
• บันทึกการตรวจลงนามแล้วถูกล็อก (แผนโปร) แพทย์เขียนเป็นฉบับร่างระหว่างตรวจ เมื่อตรวจทานแล้วจึงลงนาม และหลังลงนามบันทึกจะถูกล็อก
• รีเซ็ตรหัสผ่านทางอีเมลภาษาไทยได้เอง พนักงานที่ลืมรหัสผ่านไม่ต้องยืมบัญชีคนอื่น
• มีเอกสารด้าน PDPA ได้แก่ นโยบายความเป็นส่วนตัว ข้อกำหนดการใช้งาน และนโยบายขอความยินยอม

ส่วนที่เหลือเป็นหน้าที่ของคลินิก ซึ่งทำได้ด้วยเช็กลิสต์ 6 ข้อด้านล่าง

เช็กลิสต์ 6 ข้อ ดูแลข้อมูลผู้ป่วยในคลินิก

1. หนึ่งคน หนึ่งบัญชี

เลิกใช้บัญชีกลางของคลินิก ให้เชิญพนักงานทุกคนเข้าระบบด้วยบัญชีของตัวเอง ทั้งพนักงานต้อนรับ พยาบาล และแพทย์ เมื่อมีการเพิ่มคิว แก้นัด หรือบันทึกข้อมูล ทุกคนรู้ว่างานนั้นเป็นความรับผิดชอบของใคร

2. กำหนดสิทธิ์ให้เท่าที่จำเป็นกับหน้าที่

ก่อนเชิญพนักงาน ลองเขียนสั้น ๆ ว่าแต่ละตำแหน่งต้องทำอะไรในระบบบ้าง เช่น พนักงานต้อนรับดูแลคิว นัดหมาย และ walk-in ส่วนผู้ดูแลคลินิกจัดการการตั้งค่า แล้วกำหนดสิทธิ์ให้ตรงกับหน้าที่นั้น หลักง่าย ๆ คือให้สิทธิ์เท่าที่ต้องใช้ทำงาน ไม่ใช่ให้ทุกคนเห็นทุกอย่างเผื่อไว้

3. ให้แพทย์ลงนามบันทึกการตรวจภายในวัน

สำหรับคลินิกที่ใช้แผนโปร ให้ตกลงกติกาว่าแพทย์ตรวจทานและลงนามบันทึกการตรวจภายในวันเดียวกัน เมื่อลงนามแล้วบันทึกจะถูกล็อก ประวัติการรักษาจึงนิ่งและเชื่อถือได้เมื่อต้องเปิดดูในการตรวจครั้งถัดไป ส่วนฉบับร่างที่ค้างไว้ข้ามวันเป็นสัญญาณให้ทีมตามเก็บให้เรียบร้อย

4. จัดหน้าจอหน้าเคาน์เตอร์ไม่ให้คนในห้องรอเห็น

หันจอคอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ตที่เปิดแดชบอร์ดคิวไว้ให้หันเข้าหาฝั่งพนักงาน และให้ผู้ป่วยในห้องรอดูลำดับจากจอแสดงคิวของ BookQ แทน ผู้ป่วยรู้ว่าถึงคิวเมื่อไร โดยไม่ต้องชะโงกมาดูหน้าจอทำงานของพนักงาน

5. ลืมรหัสผ่านให้รีเซ็ตเอง ห้ามยืมบัญชีกัน

ตกลงกันทั้งทีมว่าถ้าลืมรหัสผ่าน ให้ใช้การรีเซ็ตรหัสผ่านทางอีเมลซึ่งเป็นภาษาไทย ทำเองได้ในไม่กี่ขั้น ไม่ต้องขอให้เพื่อนล็อกอินให้ และไม่จดรหัสผ่านแปะไว้ข้างจอหรือใต้คีย์บอร์ด ถ้าพนักงานใหม่ไม่แน่ใจขั้นตอน ให้เปิดคู่มือในระบบดูร่วมกัน

6. ทบทวนรายชื่อพนักงานในระบบเป็นประจำ

ตั้งรอบสั้น ๆ เช่น ทุกต้นเดือน เปิดดูว่าใครมีบัญชีอยู่ในระบบบ้าง และแต่ละคนได้สิทธิ์อะไร โดยเฉพาะช่วงที่มีพนักงานเข้าใหม่ ย้ายตำแหน่ง หรือลาออก เพื่อให้สิทธิ์ในระบบตรงกับหน้าที่จริงอยู่เสมอ

สื่อสารกับผู้ป่วยอย่างไรให้มั่นใจ

ผู้ป่วยบางคนกังวลเวลาเห็นคลินิกเปลี่ยนมาใช้ระบบออนไลน์ ลองใช้ประโยคสั้น ๆ ที่พูดได้ตรงกับความจริง เช่น

• "หน้าจองคิวใช้แค่จองเวลาเข้ารับบริการค่ะ จองผ่านมือถือได้เลยไม่ต้องสมัคร"
• "ประวัติการรักษาเปิดดูได้เฉพาะทีมของคลินิกที่เกี่ยวข้องค่ะ"
• "คลินิกมีนโยบายความเป็นส่วนตัวให้อ่านได้ ถ้าสนใจเดี๋ยวชี้ให้ดูค่ะ"

หลีกเลี่ยงการพูดเกินจริงอย่าง "ข้อมูลปลอดภัย 100%" เพราะความปลอดภัยขึ้นกับทั้งระบบและวิธีทำงานของทีม

ถ้าหมดช่วงใช้ฟรีแล้วยังไม่ต่ออายุ ข้อมูลจะหายไหม

ไม่หาย เมื่อหมดช่วงใช้ฟรี BookQ มีช่วงผ่อนผัน 30 วัน จากนั้นระบบจะเป็นแบบอ่านอย่างเดียว ข้อมูลยังอยู่ครบ และหน้าจองคิวจะปิดชั่วคราวจนกว่าคลินิกจะต่ออายุ เรื่องนี้ช่วยให้คลินิกวางแผนได้โดยไม่ต้องกังวลว่าประวัติผู้ป่วยจะหายไป

สรุป

ความปลอดภัยของข้อมูลผู้ป่วยมาจากสองส่วนที่ต้องไปด้วยกัน BookQ แยกข้อมูลแต่ละคลินิกออกจากกัน ให้แอดมินแพลตฟอร์มยืนยันตัวตนสองชั้นและดูเวชระเบียนผู้ป่วยไม่ได้ ให้คลินิกเชิญพนักงานแบบรายคนพร้อมกำหนดสิทธิ์ และล็อกบันทึกการตรวจหลังลงนาม ส่วนคลินิกช่วยปิดช่องโหว่ด้วยกติกาง่าย ๆ หนึ่งคนหนึ่งบัญชี ให้สิทธิ์เท่าที่จำเป็น ลงนามภายในวัน จัดหน้าจอให้พ้นสายตาห้องรอ และทบทวนรายชื่อพนักงานเป็นประจำ

BookQ แผนธรรมดาใช้ฟรี 6 เดือนแรก แล้ว 399 บาท/เดือน ได้หน้าจองคิวพร้อมลิงก์และ QR แดชบอร์ดคิวและ walk-in จอแสดงคิว และการเชิญพนักงาน ส่วนแผนโปรเพิ่มเวชระเบียน OPD คลังยา และใบเสร็จ ใช้ฟรี 6 เดือนแรก แล้ว 799 บาท/เดือน ทั้งสองแผนเป็นรายเดือน ไม่มีแผนรายปี

เริ่มใช้ BookQ

• คลินิกใหม่: สมัครแผนธรรมดา หรือ สมัครแผนโปร (ใช้ฟรี 6 เดือน)
• มีบัญชีแล้ว: เข้าสู่ระบบ BookQ
• ดูภาพรวมระบบ: คู่มือระบบจองคิวคลินิก BookQ
• มีคำถาม: แอดไลน์ @224ounfp แล้วกด "ขอใบเสนอราคา/ปรึกษาฟรี"