เจ้าของหอไม่ต้องทำเองทุกอย่าง: แบ่งงานหอพักให้พนักงานด้วย HorPro

หอพักขนาดเล็กหลายแห่งมีเจ้าของเป็นคนทำทุกอย่างเอง ตั้งแต่เดินจดมิเตอร์ คิดบิล ส่งบิล รับเงิน ไปจนถึงตอบคำถามผู้เช่า พอถึงสิ้นเดือนหรือวันที่เจ้าของติดธุระ งานก็สะดุดทันที ทางออกที่ดีกว่าการแบกเองคนเดียวคือแบ่งงานให้คนช่วย แต่ต้องแบ่งแบบที่เจ้าของยังคุมภาพรวมได้ บทความนี้จะพาไปดูวิธีแบ่งงานหอพักอย่างเป็นระบบด้วยบัญชีพนักงานใน โปรแกรมจัดการหอพัก HorPro โดยอ้างเฉพาะฟีเจอร์ที่ยืนยันแล้ว

ทำไมการแบ่งงานผ่านแชตและสมุดถึงพังบ่อย

หลายหอเริ่มแบ่งงานแบบง่าย ๆ คือฝากผู้ช่วยจดมิเตอร์ลงกระดาษ แล้วถ่ายรูปส่งในแชตให้เจ้าของคิดบิลต่อ วิธีนี้ใช้ได้ช่วงแรก แต่มักเจอปัญหาแบบนี้

• ข้อมูลอยู่หลายที่ ตัวเลขอยู่ในรูปถ่าย ยอดเงินอยู่ในสมุด สลิปอยู่ในแชต
• ต้องคีย์ซ้ำ ผู้ช่วยจดครั้งหนึ่ง เจ้าของคีย์อีกครั้ง โอกาสผิดก็เพิ่มขึ้น
• ไม่รู้ว่างานถึงไหนแล้ว ห้องไหนจดแล้ว บิลไหนส่งแล้ว ห้องไหนจ่ายแล้ว
• ให้สิทธิ์มากเกินไป ถ้าแชร์รหัสผ่านของเจ้าของให้คนอื่นใช้ ทุกคนก็แก้ได้ทุกอย่าง

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่คนช่วย แต่อยู่ที่ไม่มีระบบกลางที่ทุกคนใช้ร่วมกันโดยแต่ละคนมีบทบาทชัดเจน

บัญชีพนักงานใน HorPro ทำอะไรได้บ้าง

HorPro เป็นโปรแกรมจัดการหอพักของ GearGaoPro สำหรับหอพักและอพาร์ตเมนต์ขนาดเล็ก ใช้งานผ่านเว็บ ครอบคลุมผังห้อง จดมิเตอร์ ออกบิลพร้อม QR พร้อมเพย์ รับและคืนมัดจำ และสรุปรายได้ จุดที่ช่วยเรื่องแบ่งงานโดยตรงคือ

• เจ้าของหอสร้างบัญชีพนักงานเองได้สูงสุด 5 บัญชีต่อหอ โดยตั้งชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านให้แต่ละคน
• พนักงานช่วยงานประจำได้ ได้แก่ ดูแลข้อมูลผู้เช่า จดมิเตอร์ ออกบิล และรับชำระเงิน
• พนักงานเข้าหน้าตั้งค่าหอและจัดการบัญชีพนักงานไม่ได้ สองส่วนนี้เป็นของเจ้าของหอเท่านั้น

แปลว่าไม่ต้องแชร์รหัสผ่านของเจ้าของให้ใคร แต่ละคนเข้าระบบด้วยบัญชีของตัวเอง และงานทั้งหมดอยู่ในระบบเดียวกัน

ราคา

• ใช้ฟรี 6 เดือนแรก
• หลังจากนั้น 399 บาท/เดือน

วางบทบาทก่อนสร้างบัญชี

ก่อนสร้างบัญชีให้ใคร ลองเขียนสั้น ๆ ว่าใครรับผิดชอบงานไหน ตัวอย่างการแบ่งที่ใช้ได้กับหอเล็ก

ตารางนี้เป็นแค่ตัวอย่าง หอของคุณอาจมีแค่ผู้ช่วยคนเดียวก็ได้ หลักสำคัญคือแต่ละคนรู้ว่าตัวเองต้องทำอะไร และเจ้าของรู้ว่าจะถามความคืบหน้าจากใคร

ขั้นตอนแบ่งงานรายเดือนด้วย HorPro

1. เจ้าของตั้งผังห้องและสร้างบัญชีพนักงาน

เริ่มจากตั้งผังห้องให้ครบทุกห้อง แล้วสร้างบัญชีพนักงานตามบทบาทที่วางไว้ ส่งชื่อผู้ใช้และรหัสผ่านให้แต่ละคนแบบส่วนตัว ไม่ควรใช้บัญชีเดียวร่วมกันหลายคน

2. พนักงานจดมิเตอร์ลงระบบโดยตรง

ให้ผู้ช่วยที่เดินจดมิเตอร์บันทึกเลขมิเตอร์น้ำ-ไฟของแต่ละห้องลงระบบได้เลย แทนการจดกระดาษแล้วส่งรูปมาให้คีย์ต่อ ตัวเลขเข้าที่เดียว ลดการคีย์ซ้ำ

3. ออกบิลพร้อม QR พร้อมเพย์ แล้วส่งให้ผู้เช่า

เมื่อมิเตอร์ครบ ผู้จัดการหอหรือเจ้าของออกบิลให้แต่ละห้อง บิลมี QR พร้อมเพย์ ให้ผู้เช่าสแกนจ่ายได้ทันที ส่วนการส่งบิล HorPro มีสองทางให้เลือก

• คัดลอกข้อความบิลไปส่งทาง LINE ได้ในคลิกเดียว แล้ววางในแชตของผู้เช่าเอง
• เปิดแอปอีเมลของเจ้าของ พร้อมข้อความบิลที่เตรียมไว้ แล้วกดส่งเอง

ระบบไม่ได้ส่งบิลทาง LINE หรืออีเมลให้อัตโนมัติ คนที่กดส่งคือเจ้าของหรือพนักงานเสมอ ข้อดีคือคุณยังตรวจบิลก่อนส่งได้ทุกครั้ง

4. พนักงานรับชำระและบันทึกในระบบ

เมื่อผู้เช่าโอนเงินแล้ว ให้คนที่รับผิดชอบตรวจยอดแล้วบันทึกการรับชำระในระบบ ทุกคนจะเห็นตรงกันว่าห้องไหนจ่ายแล้วและห้องไหนยังค้าง ไม่ต้องย้อนเลื่อนหาสลิปในแชต

5. เจ้าของดูสรุปรายได้และตัดสินใจ

ช่วงท้ายรอบ เจ้าของดูสรุปรายได้ในระบบเพื่อเห็นภาพรวมของหอ งานประจำอยู่กับทีม ส่วนเจ้าของได้เวลาไปคิดเรื่องที่สำคัญกว่า เช่น การซ่อมบำรุงหรือการหาผู้เช่าใหม่

เรื่องมัดจำก็แบ่งกันดูได้

HorPro รับมัดจำและคืนมัดจำได้ในระบบ เมื่อผู้เช่าเข้าพักหรือย้ายออก ข้อมูลมัดจำอยู่ในระบบเดียวกับบิลและการชำระ คนที่ดูแลผู้เช่าจึงตอบคำถามเรื่องมัดจำได้โดยไม่ต้องรอเจ้าของค้นสมุด

เคล็ดลับให้การแบ่งงานราบรื่น

• หนึ่งคนหนึ่งบัญชี อย่าแชร์บัญชีกัน จะได้รู้ว่าใครรับผิดชอบงานไหน
• กำหนดวันจดมิเตอร์และวันออกบิลให้ตายตัว ทุกคนในทีมจะทำงานเป็นจังหวะเดียวกัน
• ให้คนออกบิลตรวจตัวเลขก่อนส่งทุกครั้ง โดยเฉพาะห้องที่ยอดเปลี่ยนจากเดือนก่อนมาก
• เก็บงานตั้งค่าไว้ที่เจ้าของ ซึ่ง HorPro ก็แยกสิทธิ์ส่วนนี้ไว้ให้อยู่แล้ว
• เมื่อพนักงานลาออก ให้เจ้าของจัดการบัญชีของคนนั้นทันที

สรุป

เจ้าของหอพักไม่จำเป็นต้องทำทุกอย่างเอง HorPro ให้เจ้าของสร้างบัญชีพนักงานได้สูงสุด 5 บัญชีต่อหอ พนักงานช่วยดูแลผู้เช่า จดมิเตอร์ ออกบิล และรับชำระได้ ส่วนการตั้งค่าและการจัดการพนักงานยังอยู่ที่เจ้าของ ทุกคนทำงานบนข้อมูลชุดเดียวกัน ส่งบิลด้วยการคัดลอกไป LINE หรือเปิดแอปอีเมลแล้วกดส่งเอง ใช้ฟรี 6 เดือนแรก แล้ว 399 บาท/เดือน

เริ่มใช้ HorPro

1. หอใหม่: กด สมัครใช้ HorPro (ใช้ฟรี 6 เดือน)
2. มีบัญชีแล้ว: กด เข้าสู่ระบบ
3. มีคำถาม: ทักไลน์ @GearGaoPro ซัพพอร์ต 24 ชั่วโมง