เลิกจดสมุด ย้ายมาใช้โปรแกรมจัดการหอพัก: เริ่มต้น HorPro ให้พร้อมใช้ในสัปดาห์แรก

เจ้าของหอพักหลายคนรู้ว่าควรเลิกจดสมุดหรือไฟล์ที่กระจายอยู่หลายที่ได้แล้ว แต่ยังไม่เริ่มเพราะกลัวว่าการย้ายข้อมูลจะวุ่น ทำไม่ทันรอบบิล หรือผู้เช่างงกับบิลแบบใหม่ ความจริงการเริ่มใช้โปรแกรมจัดการหอพักไม่ต้องทำทุกอย่างในวันเดียว ถ้าแบ่งเป็นขั้นเล็ก ๆ ภายในสัปดาห์ก่อนวันจดมิเตอร์ ก็ออกบิลเดือนแรกจากระบบได้ทันรอบ บทความนี้เป็นแผนเริ่มต้นใช้ HorPro ทีละขั้น โดยอ้างเฉพาะฟีเจอร์ที่ยืนยันแล้ว

ทำไมหลายหอเลื่อนการเปลี่ยนมาใช้ระบบไปเรื่อย ๆ

เหตุผลที่ได้ยินบ่อย เช่น

• ข้อมูลกระจายหลายที่ รายชื่อผู้เช่าอยู่ในสมุด เลขมิเตอร์อยู่ในโน้ตมือถือ สลิปอยู่ในแชต ไม่รู้จะเริ่มรวมตรงไหน
• กลัวทำไม่ทันรอบบิล ช่วงต้นเดือนงานเยอะอยู่แล้ว ไม่อยากเพิ่มงานตั้งระบบเข้าไปอีก
• กลัวข้อมูลเก่าหาย โดยเฉพาะเรื่องเงินมัดจำของผู้เช่าที่อยู่มานาน
• ไม่แน่ใจว่าผู้ช่วยจะใช้เป็นไหม ถ้ามีคนช่วยจดมิเตอร์หรือเก็บเงิน

ทางออกคือเลือกวันเริ่มให้ดี แล้วย้ายข้อมูลเท่าที่จำเป็นต่อการออกบิลเดือนแรกก่อน ส่วนที่เหลือค่อยเติมทีหลัง

HorPro มีอะไรให้ใช้ตั้งแต่วันแรก

HorPro เป็นโปรแกรมจัดการหอพักของ GearGaoPro สำหรับหอพักและอพาร์ตเมนต์ขนาดเล็ก ใช้งานผ่านเว็บทั้งบนมือถือและคอม ฟีเจอร์ที่ยืนยันแล้ว ได้แก่

• ผังห้อง เห็นทุกห้องของหอในหน้าเดียว
• จดมิเตอร์น้ำและไฟรายห้อง
• ออกบิลพร้อม QR พร้อมเพย์ ให้ผู้เช่าสแกนจ่ายได้ทันที
• รับมัดจำและคืนมัดจำ บันทึกไว้กับผู้เช่าแต่ละห้อง
• สรุปรายได้ ดูว่าแต่ละเดือนเก็บเงินได้เท่าไร
• บัญชีพนักงานสูงสุด 5 บัญชีต่อหอ ที่เจ้าของสร้างเองด้วยชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน พนักงานจัดการผู้เช่า จดมิเตอร์ ออกบิล และรับชำระเงินได้ แต่เปลี่ยนการตั้งค่าหรือจัดการพนักงานคนอื่นไม่ได้

ราคา

• ใช้ฟรี 6 เดือนแรก
• หลังจากนั้น 399 บาท/เดือน

ช่วงใช้ฟรี 6 เดือนจึงเหมาะกับการลองย้ายงานจริงหลายรอบบิล จนมั่นใจว่าระบบเข้ากับวิธีทำงานของหอคุณ

แผนเริ่มต้นใช้ HorPro ใน 6 ขั้น

1. เลือกวันเริ่มให้ห่างจากวันจดมิเตอร์สักหนึ่งสัปดาห์

อย่าเริ่มตั้งระบบในวันที่ต้องออกบิล ให้เริ่มก่อนวันจดมิเตอร์ประมาณหนึ่งสัปดาห์ จะได้มีเวลาค่อย ๆ ใส่ข้อมูลวันละนิด และเมื่อถึงวันจดมิเตอร์ก็จดลงระบบได้เลยตั้งแต่รอบแรก

2. สมัครและวางผังห้องให้ตรงกับหอจริง

กดสมัครใช้ HorPro แล้วเพิ่มห้องทีละชั้นให้ตรงกับตึกจริง ตั้งชื่อหรือเลขห้องให้เหมือนที่ผู้เช่าเรียกกันอยู่แล้ว และตั้งค่าน้ำค่าไฟไว้ครั้งเดียว ผังห้องที่ตรงกับหอจริงจะทำให้การเดินจดมิเตอร์และการออกบิลในขั้นต่อไปไม่สับสน

3. ใส่ข้อมูลผู้เช่าปัจจุบันและเงินมัดจำที่ถืออยู่

ไล่ใส่ผู้เช่าที่อยู่ตอนนี้ทีละห้องจากสมุดหรือไฟล์เดิม พร้อมบันทึกเงินมัดจำที่รับไว้แล้วของแต่ละคน ขั้นนี้สำคัญที่สุด เพราะวันที่ผู้เช่าย้ายออกคุณจะได้คืนมัดจำจากข้อมูลในระบบได้ทันที ไม่ต้องย้อนเปิดสมุดเล่มเก่า

เคล็ดลับคือเก็บสมุดหรือไฟล์เดิมไว้ก่อนอย่าเพิ่งทิ้ง ใช้ตรวจเทียบกับข้อมูลในระบบสักสองสามรอบบิล

4. จดเลขมิเตอร์ตั้งต้นของทุกห้อง

ก่อนรอบบิลแรก ให้เดินจดเลขมิเตอร์น้ำและไฟของทุกห้องลง HorPro เป็นเลขตั้งต้น ถ้ามีเลขรอบล่าสุดในสมุดที่เชื่อถือได้ก็ใช้เลขนั้นได้ เลขตั้งต้นที่ถูกต้องทำให้หน่วยที่คิดในบิลแรกจากระบบตรงกับที่ผู้เช่าใช้จริง

5. สร้างบัญชีพนักงานให้ผู้ช่วย ถ้ามี

ถ้ามีคนช่วยจดมิเตอร์หรือเก็บเงิน ให้สร้างบัญชีพนักงานให้แต่ละคน (สูงสุด 5 บัญชีต่อหอ) แล้วลองให้ผู้ช่วยจดมิเตอร์ห้องตัวอย่างสักห้องก่อนวันจริง ผู้ช่วยทำงานประจำได้ ส่วนการตั้งค่าหอยังอยู่กับเจ้าของ

6. ออกบิลแรกจากระบบ แล้วแจ้งผู้เช่าล่วงหน้า

เมื่อถึงวันจดมิเตอร์ จดเลขลงระบบ ตรวจห้องที่ตัวเลขดูผิดปกติ แล้วออกบิลพร้อม QR พร้อมเพย์ ส่งให้ผู้เช่าได้สองทาง

• คัดลอกข้อความบิลไปส่งทาง LINE ได้ในคลิกเดียว แล้ววางในแชตของผู้เช่า
• เปิดแอปอีเมลของเจ้าของ พร้อมข้อความบิลที่เตรียมไว้ แล้วกดส่งเอง

ระบบไม่ได้ส่งบิลให้อัตโนมัติ คนที่กดส่งคือเจ้าของหรือพนักงานเสมอ และก่อนส่งบิลแรก ควรบอกผู้เช่าสั้น ๆ ว่าเดือนนี้บิลจะหน้าตาเปลี่ยนไปและสแกน QR จ่ายได้เลย

ข้อความสั้น ๆ แจ้งผู้เช่าก่อนเปลี่ยนมาใช้ระบบ

ตัวอย่างข้อความที่ส่งในกลุ่มหรือแชตผู้เช่าได้เลย

"ตั้งแต่เดือนนี้หอจะส่งบิลค่าเช่า ค่าน้ำ ค่าไฟ ผ่านระบบใหม่ ในบิลมี QR พร้อมเพย์ สแกนจ่ายได้ทันที วันจดมิเตอร์ยังเป็นวันเดิม ถ้าสงสัยเรื่องตัวเลขในบิล ทักมาถามได้เลยค่ะ"

ข้อความแบบนี้ช่วยลดคำถามซ้ำ ๆ ในเดือนแรก และทำให้ผู้เช่ารู้ว่าอะไรเปลี่ยน อะไรยังเหมือนเดิม

หลังเดือนแรก: ทำให้ระบบเป็นงานประจำ

• ใช้ผังห้องเป็นหน้าแรกทุกครั้ง ก่อนจดมิเตอร์หรือเก็บเงิน
• บันทึกการรับชำระทันทีที่ได้เงิน จะได้รู้ว่าห้องไหนยังค้าง
• ดูสรุปรายได้ทุกสิ้นเดือน แทนการนั่งรวมยอดเอง
• ผู้เช่าเข้าใหม่หรือย้ายออก ให้บันทึกมัดจำและเลขมิเตอร์ในระบบวันนั้นเลย
• เลิกใช้สมุดเดิม เมื่อเทียบข้อมูลแล้วตรงกันสองสามรอบบิล

เช็กลิสต์เริ่มต้นใช้ HorPro

สรุป

การเปลี่ยนจากสมุดมาใช้โปรแกรมจัดการหอพักไม่ต้องทำในวันเดียว เริ่มก่อนวันจดมิเตอร์สักหนึ่งสัปดาห์ วางผังห้อง ใส่ผู้เช่าและมัดจำ จดเลขมิเตอร์ตั้งต้น แล้วออกบิลแรกจากระบบให้ทันรอบ HorPro รวมผังห้อง การจดมิเตอร์ บิล QR พร้อมเพย์ มัดจำ สรุปรายได้ และบัญชีพนักงานไว้ในที่เดียว ใช้ฟรี 6 เดือนแรก แล้ว 399 บาท/เดือน

เริ่มใช้ HorPro

1. หอใหม่: กด สมัครใช้ HorPro (ใช้ฟรี 6 เดือน)
2. มีบัญชีแล้ว: กด เข้าสู่ระบบ
3. มีคำถาม: ทักไลน์ @GearGaoPro ซัพพอร์ต 24 ชั่วโมง